privacy policy

As a data controller, MARILYN AGENCY is committed to protecting the personal data provided by its models.

Although MARILYN AGENCY does not collect information from its website, this privacy policy aims to explain how we collect, use and share our models’ personal data.

All data processing is consistent with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons (GDPR) and French law no. 78-17 of 6th January 1978 pertaining to Information Technology, data files and civil liberties, known as the Information Technology and Civil liberties law.

  1. Definitions

Personal data” or “Data” means any information relating to an identified or identifiable natural person; an “identifiable” natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person;

Data controller” means the natural or legal person which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of personal data.

  1. The Data we collect about you

To best represent you, MARILYN AGENCY collects and stores some of your personal Data, including:

  • Personally identifiable information such as surnames, forenames, email addresses, phone numbers and other contact details;
  • Physical data: weight, height, body measurements, tattoo(s), piercing(s), hairstyle (cut and colour), eye colour; photographs;
  • Social security number; date of birth;
  • Medical certificates (no medical information);
  • Birth certificate for obtaining social security numbers for non-French models;
  • Records of payments made to you.

The legal basis for the Data processing is:

  • the performance of contracts with models;
  • the compliance with our legal obligations (tax, employer contributions, etc.).

MARILYN AGENCY has taken the necessary technical and organizational measures to ensure that your Data is processed in complete confidentiality and security.

  1. Recipients and purposes of data processing

Within MARILYN AGENCY, the following may receive your Data:

  • The Booking Department: to represent and place you.
  • The Administrative Department: to complete the necessary formalities, meet our legal and regulatory obligations, and pay you.

We may also for the purposes of our legitimate interest:

  • post photographs featuring you online and on social media in the aim of promoting the agency,
  • use your image for non-commercial purposes (internal documentation, social media, agency website, etc.) or for archival or documentary purposes.

Finally, we may share your Data with:

  • Clients or potential clients in order to finalize labour supply contracts or contracts for the transfer of image rights concerning you;
  • The company MARILYN MANAGEMENT INC if it is also authorized to represent you;
  • Agencies outside France to find you contracts;
  • Photographers and printers to complete your portfolio or other photoshoots;
  • Organizations acting as subcontractors (e.g. visa service providers, travel agencies to book you flights and/or accommodation, debt recovery companies, etc.);
  • Certain government entities to meet our legal obligations;
  • Auditors, consultants or potential acquirers prior to an audit or restructuring;
  • IT companies such as software providers we use may also have access to your Data but only for the purposes of hosting and supporting our tools.

Agency clients working with our models may also process certain Data. They are data controllers as defined by the GDPR. MARILYN is not responsible for how they use your personal Data. For more information, you should contact them directly.

  1. Data transfers outside the European Union

Depending on the circumstances, we may transfer personal information outside the European Economic Area to countries with less stringent Data protection laws. Appropriate preventive measures will be taken when that type of transfer is required. For example, we have signed European Commission Standard Contractual Clauses with the New York-based company MARILYN MANAGEMENT INC.

When signing your contract with our agency, you can choose whether or not to allow your data to be transferred to clients or agencies located outside the European Union.

  1. Data storage period

MARILYN AGENCY stores your Data for five years from the end of the last client contract involving you. Certain Data or documents providing evidence of your pension entitlement or with tax ramifications may be stored for ten years. Your photographs will be stored for twenty years. MARILYN AGENCY may store a small number of photographs for longer periods for its own archives in order to maintain a record of company models. To retrieve your portfolio, please contact us at the address below.

  1. Your rights

You have the right to request access to and rectification of your personal data, the right to data portability and, where there are legitimate grounds, the right to object, to restrict processing and to erasure. You also have the right to determine what happens to your data after your death. You can exercise these rights by emailing privacy@marilynagency.com.

If you have any concerns over how your personal data is being used, you can contact us or lodge a complaint the French Data Protection Authority (CNIL).

politique de confidentialité

MARILYN AGENCY, en sa qualité de Responsable de traitement, a très à cœur de protéger au mieux les informations personnelles confiées par les mannequins qu’elle représente.

Même si MARILYN AGENCY ne collecte aucune information à partir de son site web, la présente politique de confidentialité a vocation à vous présenter la manière dont nous collectons, utilisons et partageons les Données à caractère personnel des mannequins avec qui nous travaillons.

Tous nos traitements sont conformes au Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des Données à caractère personnel des personnes physiques (RGPD) et à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative l'informatique, aux fichiers et aux libertés, dites Loi informatique et libertés.

  1. Définitions

« Données à caractère personnel » ou « Données » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des Données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;

 « Responsable de traitement » désigne la personne physique ou la société qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.

  1. Les Données que nous recueillons

Afin de vous représenter au mieux, MARILYN AGENCY recueille et conserve certaines de vos Données personnelles telles que :

  • Vos données d’identification telles que noms, prénoms, e-mail, n° de téléphone et autres coordonnées de contact ;
  • Des données physiques : poids, taille, mensurations, tatouage(s), piercing(s), coiffure (coupe et teinte), couleur des yeux ; photos ;
  • Numéro de sécurité sociale ; date de naissance ;
  • Certificats médicaux (aucune indication d’une éventuelle pathologie n’y figure) ;
  • Certificat de naissance pour les mannequins étrangers en vue de l’attribution d’un n° de sécurité sociale ;
  • Les données liées à votre rémunération.

Les bases légales de nos traitements de Données sont :

  • l’exécution des contrats conclus avec les mannequins;
  • le respect de nos obligations légales (fiscales, sociales etc.).

MARILYN AGENCY assure le traitement de vos Données en toute confidentialité et en toute sécurité en mettant en place les mesures techniques et organisationnelles nécessaires.

  1. Les destinataires et les finalités des traitements de Données

Au sein de la société MARILYN AGENCY, seront amenés à être destinataires de vos Données :

  • Le département Booking : pour vous représenter et vous placer.
  • Le Département administratif : pour établir les déclarations obligatoires, respecter nos obligations légales et règlementaires, vous rémunérer.

Nous sommes également susceptibles, sur le fondement de notre intérêt légitime :

  • de poster des photographies vous représentant sur internet et sur les réseaux sociaux, dans le but de faire la promotion de l’agence,
  • d’utiliser votre image pour des usages non-commerciaux (documentation interne, réseaux sociaux, site internet de l’agence), et à des fins archivistiques ou documentaires.

Nous pouvons enfin partager vos Données avec :

  • Des clients ou clients potentiels afin de conclure des contrats de mise à disposition ou des contrats de cession de droits à l’image vous concernant ;
  • La société MARILYN MANAGMENT INC si celle-ci est également autorisée vous représenter ;
  • D’autres agences étrangères afin de vous trouver des contrats ;
  • Des photographes et imprimeurs afin de réaliser votre book ou autres shootings ;
  • Des organismes agissants en tant que sous-traitant (ex : sociétés effectuant des démarches pour l’obtention de visa, des agences de voyage afin de vous réserver des vols et/ou séjours, société de recouvrement de créances…) ;
  • Certaines administrations afin de répondre à nos obligations légales ;
  • Des auditeurs, conseillers ou acquéreurs dans l’hypothèse d’audit ou de réorganisation envisagée ;
  • Des sociétés informatiques tels que les éditeurs des logiciels que nous utilisons peuvent également avoir accès à vos Données mais uniquement dans le cadre de l’hébergement et du support de nos outils.

Les clients de l’agence avec lesquels les mannequins sont susceptibles de travailler, traitent également certaines Données. Ils sont Responsables de traitement au sens du RGPD. MARILYN n’est pas responsable de l’utilisation qu’ils pourront faire de vos Données personnelles. Si vous souhaitez plus d’informations, vous devez les contacter directement.

  1. Transfert de Données en dehors de l’Union Européenne

Selon les circonstances, nous pouvons transférer des informations personnelles en dehors de l'Espace économique européen vers des pays dont les lois en matière de protection des Données sont moins strictes. Des mesures préventives appropriées seront mises en place lorsque ce genre de transfert devra être effectué. Par exemple, nous avons signé les Clauses Contractuelles Types de la Commission Européenne avec la société MARILYN MANAGMENT INC située à New-York.

Vous aurez la possibilité au moment de la signature de votre contrat avec notre agence de consentir ou non au transfert de vos données à des clients ou agences situés en dehors de l’Union Européenne.

  1. Durée de conservation de vos Données

MARILYN AGENCY conserve vos Données 5 ans à compter de l’expiration du dernier contrat client pour lequel vous êtes intervenu. Certaines Données ou documents permettant de faire valoir vos droits à la retraite ou ayant un impact fiscal pourront être conservés 10 ans. Concernant vos photos, elles seront conservées 20 ans. MARILYN AGENCY peut conserver quelques photos au-delà, pour ses propres archives, afin de conserver l’historique des mannequins de la société. Si vous souhaitez récupérer votre book, il conviendra de nous en faire la demande à l’adresse ci-dessous.

  1. Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’un droit à la portabilité des Données personnelles vous concernant et en cas de motifs légitimes d’un droit d’opposition, de limitation du traitement, et d’effacement. Vous avez également le droit de définir des directives concernant le sort de vos données en cas de décès. Ces droits peuvent être exercés en écrivant à privacy@marilynagency.com

En cas de difficulté en lien avec la gestion de vos données personnelles, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.